Términos del Servicio y Política de Privacidad
Condiciones de uso y política de privacidad de Nootoki Mind, en estricto cumplimiento con la Ley 1090 de 2006 (Código Deontológico del Psicólogo), la Ley 1581 de 2012 (Protección de Datos Sensibles), la Ley 527 de 1999 (Firma Electrónica) y la Resolución 2654 de 2019 (Teleconsulta en Colombia).
Última actualización: Octubre de 2026 · Versión 2.4 en vigor.
1. Naturaleza del Software (SaaS) y Objeto de la Plataforma
Herramienta tecnológica de asistencia documental mecanográfica para profesionales
El presente contrato de Términos del Servicio regula el acceso y uso de la plataforma digital Nootoki Mind (que comprende el panel web en nootoki.com/mind, las extensiones para navegadores web y sus interfaces complementarias), propiedad y operada por Nootoki.
Nootoki Mind es un software de productividad bajo modalidad de Software como Servicio (SaaS), concebido con el propósito de optimizar los tiempos de redacción documental de profesionales de la salud mental, asistiendo en la captura y estructuración de borradores sintéticos de notas clínicas (tales como formatos SOAP, DAP, BIRP, resúmenes de sesión y acuerdos terapéuticos).
Advertencia Clínica, Sanitaria y Deslinde de Responsabilidad por el Uso de la Herramienta:
Nootoki Mind NO es una Institución Prestadora de Servicios de Salud (IPS), ni un consultorio médico o psicológico, ni una entidad de salud habilitada por el Ministerio de Salud. La plataforma NO emite diagnósticos clínicos, no prescribe tratamientos, no realiza valoraciones de riesgo ni sustituye bajo ninguna circunstancia el criterio clínico autónomo, crítico e indelegable del profesional tratante (Ley 1090 de 2006).
Nootoki no asume responsabilidad alguna por el uso, destino, interpretación o aplicación que el profesional tratante dé a la plataforma ni a los borradores generados. Toda la responsabilidad médica, ética, deontológica, legal, civil y penal derivada del acto profesional, la atención a los consultantes, las hipótesis diagnósticas, las notas de evolución, las decisiones terapéuticas y el recaudo previo del consentimiento informado recae de forma exclusiva, personal e indelegable en el psicólogo o terapeuta tratante.
Todo informe, borrador o sugerencia sintetizada por la inteligencia artificial constituye exclusivamente una propuesta documental preliminar que el profesional tratante debe revisar de forma crítica, editar, validar y firmar bajo su exclusiva responsabilidad deontológica antes de anexarlo a la historia clínica formal.
2. Ámbito de Aplicación Exclusivo: Teleconsulta y Pacientes Virtuales
Operación sujeta a la Resolución 2654 de 2019 de Telesalud en Colombia
Nootoki Mind ha sido concebido, estructurado y optimizado para su uso exclusivo en sesiones virtuales remotas (telepsicología / teleconsulta), al amparo de la Resolución 2654 de 2019 del Ministerio de Salud y Protección Social y la Ley 527 de 1999 (acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales en Colombia).
- Entorno telemático de captura: La arquitectura de captura acústica está calibrada para sesiones por videollamada (a través de navegadores web compatibles con herramientas como Google Meet, Zoom o Microsoft Teams), aislando la pista del terapeuta y la del consultante.
- Exclusión de consultas físicas y presenciales: La atención presencial en consultorio físico involucra variables acústicas ambientales, flujos de consentimiento en ventanilla física y normativas sanitarias específicas (Resolución 3100 de 2019 de habilitación en salud) que desbordan el alcance técnico de Nootoki. En consecuencia, Nootoki no ofrece soporte técnico, garantías ni asume responsabilidad por el uso de la plataforma en consultas presenciales.
- Cobertura de consultantes que prefieren soporte físico: Sin perjuicio de que la sesión se desarrolle de forma virtual, Nootoki comprende que existen pacientes remotos que prefieren el registro físico tradicional. Para ellos, el sistema ofrece una plantilla Word descargable para que impriman en casa, firmen con bolígrafo y envíen una foto o escáner al terapeuta, tal como se detalla en la Cláusula 4.
3. Política de Privacidad Local-First y Datos Sensibles de Salud
Cumplimiento estricto de la Ley 1581 de 2012 · Cero texto plano en servidores
De conformidad con la Ley 1581 de 2012 (Régimen General de Protección de Datos Personales en Colombia) y el Decreto 1377 de 2013, los datos relativos a la salud física o mental, diagnósticos y aspectos de la vida íntima constituyen datos sensibles de especial protección. En armonía con el secreto profesional médico consagrado en el Artículo 2, Numeral 5 de la Ley 1090 de 2006, Nootoki implementa una arquitectura técnica denominada Local-First pura:
Las señales de audio capturadas viajan cifradas a memoria volátil efímera (RAM) únicamente durante los segundos necesarios para la transcripción y estructuración, tras lo cual se destruyen de manera inmediata e irreversible. No existe grabación, archivo ni almacenamiento secundario de audios en discos ni en bases de datos.
Las notas clínicas generadas (formatos SOAP, DAP, BIRP, resúmenes de sesión) se guardan única y exclusivamente en el almacenamiento local privado del navegador web del terapeuta (localStorage / chrome.storage.local). Nootoki no almacena el texto de las notas clínicas en sus servidores centrales.
Para el cómputo de inferencia y estructuración sintética de notas, Nootoki utiliza exclusivamente interfaces empresariales de Google Cloud Platform (Vertex AI) y Groq Inc., amparadas por acuerdos de no retención de datos (zero-data retention) que prohíben explícitamente guardar fragmentos o entrenar modelos de IA con datos de usuarios.
Los respaldos exportables que genera el especialista se cifran localmente mediante el estándar criptográfico de grado militar AES-256-GCM con su clave privada personal. Ningún tercero ni los servidores de Nootoki tienen la capacidad técnica de descifrar estos respaldos.
Prohibición absoluta de comercialización y entrenamiento: Nootoki nunca venderá, comercializará, transferirá ni utilizará las notas clínicas, transcripciones o datos de los consultantes para fines publicitarios ni para entrenar o calibrar modelos públicos de inteligencia artificial.
4. Kit de Consentimiento Informado y Roles de Habeas Data
Distribución de responsabilidades legales bajo la Ley 1581 de 2012 y Ley 1090 de 2006
En el ecosistema de Nootoki Mind, las responsabilidades de protección de datos se distribuyen jurídicamente de la siguiente forma:
- El Profesional Tratante actúa como Responsable del Tratamiento: Es el titular exclusivo de la relación terapéutica y custodio del deber deontológico. Es legalmente responsable de informar a su consultante y de recabar su autorización previa, voluntaria, explícita e informada antes de iniciar la asistencia mecanográfica (Ley 1090 de 2006, Ley 1581 de 2012 y Res. 2654 de 2019).
- Nootoki actúa como Encargado del Tratamiento Tecnológico: Suministra el software como herramienta auxiliar para la gestión mecanográfica, garantizando la seguridad en tránsito y la no persistencia en texto plano en la nube.
- Google Cloud y Groq actúan como Subencargados de Cómputo Transitorio: Proveen la infraestructura de inferencia efímera en memoria RAM sin retención posterior de datos.
Las Dos Modalidades del Kit de Consentimiento Informado Nootoki Mind
Para facilitar el cumplimiento de esta obligación ética y legal, Nootoki entrega a todo especialista registrado el Kit de Consentimiento Informado para Telepsicología en dos modalidades complementarias:
Firma electrónica rápida desde celular o PC bajo la Ley 527 de 1999 y la Resolución 2654 de 2019. Cifrado en el navegador del paciente (Zero-Knowledge) y generación inmediata de Acta formal en PDF con verificación de tiempo.
Formato descargable pre-diligenciado con la Tarjeta Profesional del terapeuta, 100% editable en Microsoft Word para membrete o logo. Diseñado como alternativa para consultantes en teleconsulta que prefieren imprimir el documento en su hogar, firmarlo a mano con bolígrafo y enviar foto o escaneo digitalizado antes de la sesión.
Exoneración de responsabilidad sobre el recaudo: El terapeuta acepta y reconoce que Nootoki provee el Kit de Consentimiento como instrumento facilitador. Nootoki queda exento de cualquier reclamo derivado de la omisión del terapeuta en recabar la debida autorización de su consultante.
5. Custodia Legal de Historias Clínicas y Secreto Profesional
Resolución 1995 de 1999 y Resolución 839 de 2017 del Ministerio de Salud
De conformidad con las normas rectoras de la historia clínica en Colombia:
- Nootoki NO es un archivo ni repositorio formal de historias clínicas: De acuerdo con la Resolución 1995 de 1999 y la Resolución 839 de 2017 de Minsalud, la custodia, archivo, conservación por los términos legales (mínimo 15 años en total: 5 años en archivo de gestión y 10 años en archivo central) y la entrega de copias del expediente clínico es una obligación legal inalienable e indelegable del profesional tratante o de la institución de salud.
- Traslado y archivo obligatorio: El terapeuta debe trasladar los borradores generados por Nootoki a su sistema de historia clínica formal o a su archivo documental seguro, absteniéndose de utilizar Nootoki como único repositorio probatorio legal.
- Límites deontológicos del secreto profesional (Ley 1090 de 2006): La información clínica tratada está amparada por el secreto profesional del psicólogo. Dicha reserva legal solo cesará en las situaciones estrictas contempladas por la ley colombiana (amenaza inminente y grave contra la vida del propio consultante o de terceros, sospecha de abuso o vulneración de derechos de niños, niñas y adolescentes según la Ley 1098 de 2006, o mandamiento judicial fundamentado).
6. Condiciones de Cuenta, Seguridad y Uso Aceptable
Acreditación profesional y deberes del usuario registrado
Al registrarse y operar una cuenta en Nootoki Mind, el usuario garantiza y se compromete a:
- Idoneidad profesional: Ser profesional titulado o en formación autorizada en psicología o disciplinas de la salud mental, debidamente acreditado y legalmente facultado para ejercer la telepsicología en Colombia o en su jurisdicción de operación.
- Veracidad en credenciales: Proporcionar información exacta, veraz y vigente, incluyendo sus nombres completos, documento de identidad y número de Tarjeta Profesional (Colpsic / Rethus).
- Custodia de contraseñas y dispositivos: Mantener bajo estricta confidencialidad sus credenciales de acceso a Nootoki y aplicar medidas de seguridad físicas y biométricas en los dispositivos personales (computadores y teléfonos) desde los cuales consulte la plataforma.
- Uso aceptable y prohibiciones: Queda terminantemente prohibido revender el acceso a la cuenta, realizar ingeniería inversa, decompilar el código fuente, sortear mecanismos de seguridad o emplear la plataforma con fines ilícitos o contrarios a la ética profesional.
7. Propiedad Intelectual y Licencia de Uso
Titularidad del software y titularidad de los contenidos generados
Titularidad de Nootoki sobre la Plataforma: Todos los derechos de propiedad intelectual, marcas, logotipos, código fuente, extensiones de navegador, arquitectura de software y algoritmos propios asociados a Nootoki Mind son de propiedad exclusiva de Nootoki o de sus licenciantes, protegidos por la Decisión Andina 351 de 1993, la Ley 23 de 1982 y los tratados internacionales de propiedad intelectual. Nootoki otorga al especialista una licencia de uso limitada, no exclusiva, intransferible y revocable para operar el software conforme a estos Términos.
Titularidad y Propiedad Exclusiva del Profesional sobre toda la Información Clínica:
El psicólogo o profesional tratante es el único, principal y exclusivo propietario (titular patrimonial, moral y legal) de toda la información clínica, transcripciones, notas de evolución (formatos SOAP, DAP, BIRP o personalizados), resúmenes de sesión, acuerdos, actas de consentimiento y registros de pacientes procesados a través de Nootoki Mind.
Nootoki no ostenta, no adquiere ni reclamará jamás derecho de propiedad, licencia de explotación comercial ni titularidad alguna sobre los datos clínicos del especialista. Dicha información reside bajo el control directo del profesional en su almacenamiento local privado y se encuentra blindada por el secreto profesional médico-paciente.
8. Exclusión de Garantías y Deslinde Total de Responsabilidad
Condiciones técnicas de disponibilidad ("tal cual") y exoneración por el uso de la herramienta
Nootoki Mind se suministra bajo el modelo "tal cual" ("as is") y "según disponibilidad" ("as available"). Si bien Nootoki implementa las mejores prácticas de la industria en seguridad y rendimiento, no garantiza que el funcionamiento sea ininterrumpido o libre de errores debidos a fallas en el suministro de internet, cortes de energía, cambios de API en plataformas de videollamada externas (Google Meet, Zoom, Teams) o desconfiguración de hardware acústico del usuario.
Exoneración e Inmunidad Total de Nootoki frente al Ejercicio Profesional:
Nootoki, sus desarrolladores, directores, socios y empleados quedan total e irrevocablemente exonerados de cualquier responsabilidad civil, médica, penal, administrativa o quejas ante tribunales deontológicos de psicología, derivadas de:
- El uso, interpretación, aplicación o conclusiones clínicas que el terapeuta dé a los borradores o a la herramienta.
- Diagnósticos, formulaciones, tratamientos o intervenciones realizadas por el especialista sobre sus consultantes.
- La omisión, descuido o negligencia del profesional tratante en recabar y archivar el debido consentimiento informado de su consultante.
- El uso indebido de la plataforma por fuera del alcance exclusivo de teleconsulta y pacientes virtuales.
- La pérdida de información clínica local ocasionada por formateo de equipos, borrado voluntario o accidental de la memoria caché del navegador sin que el terapeuta hubiese generado sus respaldos locales cifrados periódicos.
En ningún caso Nootoki responderá por daños indirectos, incidentales, punitivos, lucro cesante o perjuicios morales derivados de la relación asistencial médico-paciente.
9. Legislación Aplicable, Jurisdicción y Canales de Atención
Marco legal colombiano y resolución de controversias
Estos Términos del Servicio y la Política de Privacidad se rigen e interpretan exclusivamente por las leyes de la República de Colombia. Cualquier litigio o discrepancia que surja en relación con este contrato será sometida a la jurisdicción de los jueces y tribunales competentes de la República de Colombia.
Para peticiones, quejas, reclamos, solicitudes de ejercicio de derechos de Habeas Data o asesoría técnica, los especialistas y titulares pueden comunicarse directamente a través del correo institucional:
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